Stok Menumpuk atau Sering Kehabisan?

Cara Mengelola Persediaan UMKM

Pernah mengalami situasi ketika barang di toko terlihat banyak, tetapi produk yang dicari pelanggan justru habis? Atau sebaliknya, uang usaha sudah digunakan untuk membeli stok, tetapi sebagian barang tidak kunjung terjual?

Masalah seperti ini dapat terjadi pada toko kelontong, warung makan, usaha pakaian, reseller, hingga bisnis produk rumahan. Persediaan yang tidak terkelola dengan baik dapat membuat modal tertahan, meningkatkan risiko barang rusak, dan mengganggu kelancaran operasional. Tantangannya bukan sekadar memiliki barang yang cukup. Pelaku UMKM perlu mengetahui produk apa yang harus tersedia, berapa jumlah yang perlu dibeli, dan kapan harus melakukan pemesanan ulang.

Kabar baiknya, pengelolaan stok tidak harus dimulai dengan gudang besar atau sistem inventaris yang mahal. Dengan pencatatan sederhana dan kebiasaan evaluasi yang konsisten, UMKM dapat mengelola persediaan secara lebih terarah.

Bagaimana Cara Mengelola Stok Barang UMKM?

Cara mengelola stok barang UMKM adalah dengan mencatat setiap barang masuk dan keluar, memantau jumlah persediaan aktual, mengidentifikasi produk yang cepat atau lambat terjual, serta menentukan batas minimum stok. Lakukan pemeriksaan fisik secara berkala dan gunakan data penjualan untuk menentukan jumlah serta waktu pembelian ulang.

1. Catat Semua Pergerakan Barang

Langkah pertama adalah memastikan pemilik usaha mengetahui jumlah stok yang seharusnya tersedia.

Catat setiap barang yang masuk dari pemasok dan setiap barang yang keluar karena penjualan, kerusakan, kedaluwarsa, atau penggunaan internal.

Misalnya, sebuah toko memiliki 50 bungkus produk tertentu. Dalam sehari, 12 bungkus terjual dan 2 bungkus rusak. Jika tidak ada barang masuk, stok seharusnya menjadi:

50 − 12 − 2 = 36 bungkus.

Pencatatan ini terlihat sederhana, tetapi penting untuk mencegah perbedaan antara jumlah stok dalam catatan dan kondisi sebenarnya.

Gunakan buku stok, spreadsheet, atau aplikasi kasir sesuai kebutuhan usaha. Pastikan setiap transaksi yang memengaruhi persediaan dicatat dengan disiplin.

Untuk usaha yang memiliki banyak jenis produk, gunakan kode atau nama barang yang konsisten. Cara ini membantu menghindari kesalahan ketika produk memiliki ukuran, rasa, atau varian yang berbeda.

2. Kenali Produk yang Cepat dan Lambat Terjual

Tidak semua produk memiliki kecepatan penjualan yang sama. Ada barang yang terjual setiap hari, ada yang hanya dibeli pada waktu tertentu, dan ada pula yang jarang diminati.

Jika semua produk dibeli dalam jumlah yang sama, modal berisiko teralokasi secara tidak efisien. Kelompokkan persediaan menjadi tiga kategori:

• Produk cepat terjual: membutuhkan pemantauan stok lebih sering agar tidak kehabisan.

• Produk dengan penjualan sedang: dapat dibeli berdasarkan pola penjualan dan kebutuhan.

• Produk lambat terjual: perlu dievaluasi sebelum dilakukan pembelian ulang.

Contohnya, warung makan mungkin membutuhkan bahan pokok setiap hari, tetapi tidak semua menu memiliki jumlah pesanan yang sama. Catatan penjualan dapat membantu pemilik memperkirakan kebutuhan bahan untuk hari berikutnya.

Pada toko kelontong, produk kebutuhan sehari-hari mungkin membutuhkan pemantauan lebih sering dibandingkan barang yang jarang dicari pelanggan. Kemudian lakukan evaluasi berdasarkan data penjualan aktual, bukan semata-mata perasaan bahwa suatu produk sedang populer.

3. Tentukan Batas Minimum Stok dan Waktu Restok

Salah satu penyebab kehabisan barang adalah pembelian ulang yang baru dilakukan setelah persediaan hampir habis. Untuk menghindarinya, tentukan batas minimum stok berdasarkan kecepatan penjualan dan waktu yang diperlukan pemasok untuk mengirim barang.

Salah satu rumus sederhana yang dapat digunakan adalah:

Titik pemesanan ulang = Rata-rata penjualan harian × Waktu tunggu pemasok + Stok pengaman.

Sebagai contoh, sebuah toko menjual rata-rata 5 unit produk per hari. Pemasok membutuhkan waktu 3 hari untuk mengirimkan pesanan. Pemilik menetapkan stok pengaman sebanyak 5 unit.

Maka:

(5 × 3) + 5 = 20 unit.

Artinya, ketika stok mendekati 20 unit, pemilik dapat mulai mempertimbangkan pemesanan ulang. Angka tersebut merupakan contoh, bukan aturan untuk semua bisnis. Sesuaikan perhitungan dengan pola permintaan, keandalan pemasok, kapasitas penyimpanan, dan ketersediaan modal.

Jika penjualan sangat berubah-ubah, evaluasi batas minimum secara berkala agar jumlah stok tetap realistis.

4. Hindari Membeli Barang Hanya karena Ada Diskon Pemasok

Harga grosir atau potongan pembelian dalam jumlah besar memang terlihat menarik. Namun, pembelian dalam jumlah besar belum tentu menjadi keputusan yang menguntungkan.

Barang yang belum terjual tetap mengikat modal. Untuk produk makanan, kosmetik, atau barang dengan masa kedaluwarsa, stok berlebihan juga meningkatkan risiko kerusakan atau penurunan kualitas.

Sebelum membeli dalam jumlah besar, periksa tiga hal:

1. Seberapa cepat barang biasanya terjual?

2. Berapa lama barang dapat disimpan dengan aman?

3. Apakah modal yang digunakan masih cukup untuk kebutuhan operasional lain?

Misalnya, pemasok menawarkan potongan harga jika membeli 100 unit, tetapi penjualan normal hanya sekitar 10 unit per minggu. Pembelian tersebut berpotensi menahan persediaan selama beberapa minggu, bahkan lebih lama jika permintaan menurun.

Bandingkan penghematan harga dengan biaya penyimpanan, risiko barang tidak terjual, dan kebutuhan modal kerja.

Diskon baru layak dipertimbangkan jika total biaya dan risikonya tetap masuk akal.

5. Lakukan Pemeriksaan Fisik Stok secara Berkala

Pencatatan yang rapi tidak selalu menjamin jumlah barang di tempat penyimpanan sesuai dengan catatan.

Perbedaan dapat terjadi karena kesalahan pencatatan, barang rusak, transaksi yang terlewat, atau penggunaan produk yang tidak tercatat. Karena itu, lakukan pemeriksaan fisik secara rutin.

UMKM dengan persediaan sederhana dapat menghitung seluruh stok pada jadwal tertentu. Jika produk sangat banyak, pemeriksaan dapat dilakukan secara bergiliran, dengan produk bernilai tinggi atau cepat terjual diperiksa lebih sering.

Saat menemukan selisih, jangan langsung mengubah catatan tanpa mencari penyebabnya. Periksa transaksi, barang rusak, retur, dan penggunaan internal.

Untuk produk yang memiliki tanggal kedaluwarsa, gunakan prinsip FEFO (First Expired, First Out): barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat digunakan atau dijual terlebih dahulu, selama masih layak dan aman.

Pemeriksaan rutin membantu pemilik mengetahui kondisi persediaan yang sebenarnya dan mengurangi risiko kehilangan barang.

6. Sesuaikan Persediaan dengan Kondisi Usaha

Permintaan pelanggan tidak selalu stabil. Penjualan dapat berubah karena musim, hari raya, cuaca, perubahan harga, atau kebiasaan belanja pelanggan. Karena itu, jangan menggunakan jumlah pembelian yang sama sepanjang tahun tanpa evaluasi.

Periksa riwayat penjualan untuk mengetahui pola permintaan. Jika usaha biasanya mengalami peningkatan pesanan pada periode tertentu, persiapkan stok secara bertahap berdasarkan perkiraan yang masuk akal.

Sebaliknya, ketika penjualan melambat, evaluasi pembelian berikutnya agar modal tidak terlalu banyak tertahan dalam persediaan. Jangan hanya mengandalkan perkiraan pasar atau informasi dari pemasok. Gunakan data usaha sendiri sebagai dasar utama, kemudian sesuaikan dengan kondisi yang benar-benar terjadi.

7. Gunakan Pencatatan Digital untuk Mempermudah Pengawasan

Buku catatan dapat menjadi pilihan yang memadai bagi usaha dengan sedikit produk dan transaksi. Namun, ketika jumlah barang bertambah, pencatatan manual dapat menjadi lebih sulit dipelihara secara konsisten.

Aplikasi kasir dan pencatatan persediaan dapat membantu mengelola data produk serta mencatat transaksi yang memengaruhi stok, sesuai fitur yang tersedia.

madjuoKAS dapat dipertimbangkan oleh UMKM yang ingin mencatat transaksi penjualan dan memantau laporan usaha secara lebih terstruktur. Data transaksi yang konsisten dapat membantu pemilik mengevaluasi produk yang terjual dan merencanakan kebutuhan persediaan.

Namun, aplikasi tidak menggantikan pemeriksaan fisik. Hasil pencatatan tetap bergantung pada ketepatan data dan konsistensi pengguna dalam mencatat barang masuk, barang keluar, serta penyesuaian stok.

Mulailah dengan kebutuhan yang paling penting. Pastikan data produk benar, transaksi tercatat, dan stok diperiksa secara berkala sebelum menambahkan proses yang lebih kompleks.

Rencana Perbaikan Pengelolaan Stok dalam 7 Hari

Anda dapat memulai perbaikan tanpa harus mengubah seluruh sistem usaha sekaligus.

• Hari 1: Catat seluruh produk dan jumlah stok yang tersedia.

• Hari 2: Periksa stok fisik dan cocokkan dengan catatan.

• Hari 3: Identifikasi produk cepat terjual dan lambat terjual.

• Hari 4: Catat rata-rata penjualan harian produk utama.

• Hari 5: Tentukan batas minimum stok dan waktu pemesanan ulang.

• Hari 6: Evaluasi barang rusak, kedaluwarsa, atau terlalu lama tersimpan.

• Hari 7: Susun jadwal pemeriksaan stok dan pembelian berikutnya.

Setelah satu minggu, tinjau kembali hasilnya. Perbaiki metode yang masih menyulitkan dan pertahankan pencatatan yang benar-benar membantu keputusan usaha.

Kesimpulan

Mengelola stok bukan hanya tentang memastikan barang selalu tersedia. UMKM juga perlu menjaga agar modal tidak tertahan terlalu lama, barang tidak terbuang, dan kebutuhan pelanggan tetap terpenuhi.

Mulailah dengan mencatat barang masuk dan keluar, mengenali produk yang cepat terjual, menentukan batas minimum stok, serta memeriksa persediaan secara berkala. Gunakan data penjualan untuk memperbaiki keputusan pembelian dan sesuaikan metode pencatatan dengan skala usaha.

Jika diperlukan, manfaatkan aplikasi seperti madjuoKas untuk membantu pencatatan transaksi dan evaluasi usaha.

Persediaan yang terkelola dengan baik membantu UMKM menjaga kelancaran operasional tanpa mengorbankan modal yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis.